Si tienes una academia, conoces el patrón: en septiembre y en enero el teléfono no para, en marzo baja y en junio no sabes cuántos alumnos volverán. El problema casi nunca es que nadie pregunte. Es que las consultas se contestan tarde, las pruebas de nivel no acaban en matrícula y los alumnos que terminan el curso no repiten. Captar alumnos para una academia es, sobre todo, no perder los que ya te han escrito.
En esta guía te contamos cómo elige academia un alumno (o su familia), qué páginas y qué ficha de Google necesitas, cómo filtrar las consultas cuando el alumno es menor, cómo pasar de la prueba de nivel a la matrícula y qué no puedes prometer en un anuncio. Vale para academias de idiomas, de refuerzo escolar, de oposiciones y autoescuelas. Todo junto, con captación, filtro, seguimiento y medición, es lo que montamos en la Máquina de Leads para negocios locales.
✅ En resumen
- El alumno busca por curso y zona («academia de inglés en Bilbao», «clases de refuerzo de ESO»), y en refuerzo escolar quien busca y decide es la familia.
- Necesitas una página por curso, una ficha de Google con fotos de las aulas y reseñas, y el horario y las plazas a la vista.
- El primer filtro pregunta curso, para quién, horario y cuándo empezar. Si el alumno es menor de 14 años, el consentimiento lo da su padre, madre o tutor.
- La matrícula se gana respondiendo en minutos y con una propuesta por escrito (nivel, grupo, horario, precio y bajas) con seguimiento.
- Nada de «aprobado garantizado» ni de títulos oficiales que no das, y los anuncios de refuerzo, a las familias.
- El alumno más barato es el que ya tienes: la rematrícula de mayo vale tanto como cualquier campaña.
- Cómo elige academia un alumno (o su familia)
- Una página por curso
- La ficha de Google de la academia
- El primer filtro, con menores de por medio
- De la prueba de nivel a la matrícula
- Calculadora: matrículas e ingresos
- Anuncios: qué puedes prometer y qué no
- Temporadas y rematrícula
- Lista de comprobación
- Preguntas frecuentes
🔎 Cómo elige academia un alumno (o su familia)
Nadie busca academia «por si acaso». La busca cuando hay un motivo: las notas de la primera evaluación, un examen oficial que pide el trabajo, una oposición que acaba de convocarse o el propósito de año nuevo de hablar inglés de una vez. Y a partir de ahí, el camino se parece mucho a este:
Los pasos 4 a 7 dependen solo de ti, y es donde más alumnos se pierden: mensajes sin contestar en septiembre, pruebas de nivel sin seguimiento y grupos llenos que nadie ofrece cambiar.
Lo que cambia mucho de una academia a otra es quién decide y cuál es la cita. Ajusta todo lo demás a esto:
| Tipo de academia | Quién busca y decide | La cita que persigues | Cuándo se concentra la demanda |
|---|---|---|---|
| 🗣️ Idiomas | El alumno adulto; la familia si es menor | Prueba de nivel o clase de prueba | Septiembre, enero y antes de los exámenes oficiales |
| 📚 Refuerzo escolar y selectividad | La familia | Entrevista con la familia y clase de prueba | Septiembre, tras las notas de cada evaluación y de marzo a mayo |
| 🏛️ Oposiciones | El opositor | Sesión informativa o clase abierta | Al publicarse la oferta de empleo y cada convocatoria |
| 🚗 Autoescuela | El alumno; la familia si tiene 17 años | Visita y matrícula del teórico | Verano y fin de curso |
| 💼 Cursos para profesionales | El alumno o su empresa | Llamada de orientación | Antes de cada edición |
💡 La mitad del gasto en idiomas lo decide una familia
Según el INE, el 51,2 % del gasto de los hogares en idiomas no oficiales corresponde a alumnos de 0 a 14 años. Si das clases a niños y adolescentes, tu cliente es el padre o la madre: tus páginas, tus anuncios y tus mensajes tienen que hablarles a ellos.
📄 Una página por curso
El error más común en la web de una academia es una sola página de «Cursos» con una lista. Quien busca «preparación del B2 en Bilbao» quiere aterrizar en una página que hable del B2: cuánto dura, qué horarios hay, cuántos alumnos por grupo y cómo se empieza. Una lista no responde a nada, ni para Google ni para el alumno.
| Curso | Búsquedas típicas | Página |
|---|---|---|
| 🗣️ Inglés adultos | academia de inglés bilbao, clases de inglés para adultos, inglés por la tarde | /ingles-adultos/ |
| 📜 Exámenes oficiales | preparación b2 bilbao, curso c1 inglés, examen cambridge | /preparacion-b2-c1/ |
| 📚 Refuerzo ESO | clases de refuerzo eso, academia matemáticas eso, repaso 4.º eso | /refuerzo-eso/ |
| 🎓 Bachillerato y selectividad | academia selectividad bilbao, clases de física bachillerato | /bachillerato-selectividad/ |
| 🏛️ Oposiciones | academia oposiciones [cuerpo] bilbao, preparar oposiciones [cuerpo] | Una por oposición: /oposiciones-[cuerpo]/ |
| 💶 Precios y horarios | precio academia de inglés, cuánto cuesta una academia de refuerzo | /precios-y-horarios/ |
Las búsquedas son ejemplos de cómo escribe la gente. Antes de crear cada página, comprueba con tu agencia o con Google Search Console qué volumen tienen en tu zona.
Qué lleva cada página
Para quién es, niveles, cómo es una clase, tamaño máximo de grupo, horarios con plazas, cómo se paga y cómo se da de baja, reseñas y preguntas frecuentes.
Quién da la clase
El profesorado con nombre, foto y su titulación o experiencia. Es lo primero que pregunta una familia.
Una cita clara
«Haz tu prueba de nivel» o «reserva una clase de prueba», con un formulario corto y WhatsApp visible en el móvil.
Fechas de inicio
Cuándo empieza el siguiente grupo y cuántas plazas quedan. Si está lleno, la lista de espera.
⚠️ Ni copias con otra ciudad ni títulos que no das
Duplicar la misma página cambiando «Bilbao» por «Getxo» no funciona: Google lo trata como contenido de poco valor. Y si tu curso no es una enseñanza oficial, que la página no dé a entender que lo es: el alumno tiene que saber qué certificado se lleva, si se lleva alguno.
Si quieres ver cómo planteamos el posicionamiento local de este tipo de páginas, lo explicamos en nuestro servicio de SEO en Bilbao.
📍 La ficha de Google de la academia
En una academia la distancia pesa más que en casi ningún negocio: el alumno va a ir dos o tres veces por semana. Por eso «academia de inglés cerca de mí» se decide muchas veces en el mapa de Google. Google explica que ordena esos resultados por relevancia, distancia y prominencia (lo conocido que es el negocio, donde cuentan las reseñas). La distancia no la eliges; lo demás, sí.
| Apartado de la ficha | Qué poner | Error frecuente |
|---|---|---|
| Nombre | El nombre real de la academia, el de la puerta | Añadir «academia barata de inglés Bilbao»: va contra las normas de Google |
| Categoría principal | La más específica de tu actividad (idiomas, clases particulares, autoescuela) | Quedarse en una genérica cuando el 80 % de tus alumnos son de idiomas |
| Servicios | Un servicio por curso, con nivel, edad y tamaño de grupo | Dejarlo vacío |
| Horario | El de secretaría, con vacaciones escolares y festivos marcados | Poner el de la última clase y que nadie coja el teléfono |
| Fotos | Fachada, entrada, aulas, materiales y equipo | Fotos de alumnos menores sin permiso de sus padres |
| Publicaciones | Grupos que abren, fechas de inicio, consejos para el examen | No publicar nada desde el año pasado |
| Enlace a la web | A la página del curso principal o a la de la prueba de nivel | A una web que no carga en el móvil |
💡 Si la reseña la escribe una familia, no hables del alumno
Ni notas, ni comportamiento, ni cómo va en clase. Agradece, reconoce y ofrece una vía privada. Lo que pasa en el aula se habla con la familia, no en Google.
Si todavía no tienes la ficha creada o verificada, sigue nuestra guía para aparecer en Google Maps paso a paso.
💬 El primer filtro, con menores de por medio
En septiembre una academia puede recibir decenas de consultas en una semana: cursos que no das, horarios que ya están llenos, gente que solo quiere el precio y familias que escriben a las diez de la noche. Filtrarlo a mano consume la secretaría entera. La solución es un primer filtro de cuatro preguntas: qué curso, para quién, en qué horario y para cuándo.
Lo puede hacer una persona, un formulario o un asistente de WhatsApp con IA. Si es un asistente, tiene que decir que es una IA desde el primer mensaje, como explicamos en nuestra guía sobre la Ley de IA y el aviso obligatorio de los chatbots. Así se ve con una familia:
Hola, quería información de clases de refuerzo para mi hija
¡Hola! Soy el asistente de la academia y funciono con inteligencia artificial. Te hago tres preguntas y te damos hueco para una clase de prueba. Si prefieres hablar con una persona, escribe «persona».
¿En qué curso está tu hija?
3.º-4.º ESO
Gracias. ¿Qué asignatura le gustaría reforzar?
Matemáticas
Tenemos grupo de Matemáticas de 3.º y 4.º los lunes y miércoles a las 18:00, con 2 plazas libres. ¿Te va bien ese horario o buscas otro?
Fíjate en lo que no pregunta: ni las notas, ni el nombre del centro, ni si tiene algún diagnóstico. El asistente habla con la madre, ofrece plazas reales y deja lo delicado para la entrevista en persona.
⚠️ Menores: quién consiente y qué no se pide
- En España, un menor puede consentir el tratamiento de sus datos a partir de los 14 años. Por debajo, hace falta el consentimiento de su padre, madre o tutor (artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018).
- El formulario y el WhatsApp se dirigen a la persona adulta, y la casilla de privacidad la marca ella.
- Del alumno, lo mínimo: nombre de pila y curso, y en la matrícula, no antes.
- Necesidades educativas, diagnósticos o problemas en el colegio no se tratan por chat: se pasa a una persona y se hablan en la entrevista.
- Si quien escribe parece un menor de 14 años, el asistente se para y pide hablar con un adulto.
💡 Pregunta el horario antes de la prueba
Muchas pruebas de nivel no acaban en matrícula porque el grupo que encaja está lleno o a una hora imposible. Si lo sabes antes, ofreces el grupo con plaza o la lista de espera, y no haces una prueba que no lleva a ningún sitio.
📅 De la prueba de nivel a la matrícula
Aquí se gana o se pierde la mayoría de los alumnos. Quien te escribe en septiembre ha escrito también a otras dos academias, y la primera que le ofrece día y hora para la prueba suele quedárselo. En un estudio publicado en Harvard Business Review, las empresas que contactaban en la primera hora tenían casi siete veces más probabilidades de cualificar el contacto que las que tardaban más.
- Responder en minutos, también por la noche. Un asistente o un mensaje automático que ofrezca dos huecos reales de prueba: «¿te viene bien el jueves a las 19:00 o el viernes a las 17:30?».
- Recordatorio el día antes de la prueba, por WhatsApp. Reduce los plantones, que en septiembre son muchos.
- Propuesta por escrito el mismo día de la prueba: nivel, grupo, horario, fecha de inicio, precio, cómo se paga y cómo se da de baja.
- Seguimiento con fechas si no se matricula, y lista de espera si su grupo está lleno.
| Cuándo | Qué haces | Mensaje de ejemplo |
|---|---|---|
| Día 0 | Envías la propuesta tras la prueba | «Te mando tu nivel, el grupo que te proponemos, el horario y el precio. Si quieres, te lo explico en 5 minutos.» |
| Día 2 | Ofreces alternativa de horario | «¿Pudiste verla? Si el horario no te encaja, te busco otro grupo de tu nivel.» |
| Día 5 | Das una razón para decidir | «Te paso cómo es una clase de tu grupo en un minuto. Quedan 2 plazas para empezar el día 12.» |
| Día 10 | Cierre amable | «¿Te guardo la plaza, te apunto en la lista para el próximo trimestre o ya lo has resuelto? Cualquier respuesta me sirve.» |
⚠️ Seguimiento sí, falsa urgencia no
«Quedan 2 plazas» funciona porque es verdad. Si no lo es, además de perder la confianza de la familia, es publicidad engañosa. Las plazas y las fechas que anuncies, que salgan del CRM.
🧮 Calculadora: cuántas matrículas y cuántos ingresos
Pon tus números: cuántas consultas te llegan al mes, qué parte llega a la prueba de nivel, qué parte se matricula, tu cuota mensual y cuántos meses se queda de media un alumno. Abajo verás qué pasaría si, respondiendo antes, más consultas llegaran a la prueba, y cuánto vale que repitan al curso siguiente.
📊 Tu embudo de matrículas
Los valores que aparecen son un ejemplo. Cámbialos por los de tu academia.
—
Cálculo orientativo: no es una previsión ni una promesa de resultados. Los valores de ejemplo usan una cuota de 60 € al mes, cerca de los 546 € de gasto medio anual por estudiante en clases de refuerzo que publica el INE para el curso 2023/2024 repartidos en nueve meses.
Con los valores de ejemplo, 50 consultas dan 20 pruebas de nivel y 10 matrículas. Si responder antes hace que 10 puntos más de consultas lleguen a la prueba, salen 12,5. Y si la mitad de esos alumnos renueva en septiembre, cada uno vuelve a valer un curso entero sin gastar un euro en anuncios. No hace falta conseguir más consultas para llenar grupos: a veces basta con no perder las que ya llegan y con cuidar a los que ya están.
💡 Mira primero el porcentaje más bajo
Si pocas consultas llegan a la prueba, el problema está en la velocidad de respuesta y en el horario. Si muchas pruebas no se matriculan, mira la propuesta, el grupo que ofreces y el seguimiento. Si renueva poca gente, el problema está dentro del aula, y ningún anuncio lo arregla.
📣 Anuncios: qué puedes prometer y qué no
La publicidad de una academia no tiene un código propio como la de un abogado o una clínica, pero sí tiene límites: los de cualquier publicidad (no engañar) y los que vienen de trabajar con menores. En la práctica:
| Situación | ✅ Sí puedes | ❌ No conviene o no puedes |
|---|---|---|
| Resultados | Explicar cómo preparas el examen, cuántas horas, con qué materiales y simulacros | «Aprobado garantizado», «100 % de aprobados» o «plaza asegurada»: inducir a error es un acto de engaño (art. 5 de la Ley de Competencia Desleal) |
| Porcentaje de aprobados | Publicarlo si es tuyo, verificable y dice de qué curso y convocatoria es | Mezclar convocatorias o contar solo a quien se presentó |
| Títulos | Decir qué certificado da tu curso o para qué examen oficial prepara | Dar a entender que es un título oficial cuando no lo es |
| Anuncios de refuerzo escolar | Dirigirlos a padres y madres, con mensajes para ellos | Segmentar a menores: las plataformas no pueden mostrarles anuncios basados en perfiles (art. 28 del Reglamento de Servicios Digitales) |
| Fotos y vídeos de clase | Usarlos con permiso por escrito del alumno o, si es menor, de su familia | Publicar caras de alumnos menores sin esa autorización |
| Reseñas en Google | Pedirlas a todos los alumnos o familias al final del trimestre | Pedirlas solo a los contentos u ofrecer algo a cambio: lo prohíben las normas de Google |
| Plazas y fechas | Anunciar las plazas que quedan de verdad | Inventar escasez para meter prisa |
Lo que mejor funciona en Meta para una academia no es un anuncio con precio: es un minuto de una clase real, la profesora explicando cómo es la prueba de nivel o un alumno adulto contando que por fin ha sacado su B2 (con su permiso). Si quieres que te ayudemos con las campañas, mira nuestro servicio de Google Ads en Bilbao. Y si tienes una autoescuela, tenemos una página específica de marketing digital para autoescuelas.
🎓 Llévate la Máquina de Leads aplicada a tu academia
Unas 24 páginas con la ficha de Google, los anuncios, los mensajes de WhatsApp, los correos, la rematrícula y el plan mes a mes, listos para copiar. Te la enviamos al correo.
📈 ¿Quieres llenar tus grupos sin depender de septiembre?
Revisamos cómo te encuentran, qué pasa con cada consulta y dónde se pierden alumnos, y te proponemos un plan para captar, filtrar y matricular.
🔁 Temporadas y rematrícula
Una academia vive de picos. Si preparas cada uno con un mes de antelación, el pico te encuentra con la página lista, la campaña probada y la lista de espera avisada. Este calendario sirve de base:
| Momento | Qué haces | A quién |
|---|---|---|
| Finales de agosto y septiembre | Grupos del nuevo curso con fecha de inicio y plazas | Toda tu base, la lista de espera y anuncios |
| Enero | Grupos que empiezan en enero, para quien se lo ha propuesto este año | Contactos de «me informo» y adultos en Meta |
| Tras cada evaluación | Refuerzo para el siguiente trimestre | Familias, con anuncios dirigidos a adultos |
| Marzo a mayo | Preparación de exámenes oficiales y de selectividad | Alumnos de B1 y B2 y familias de 2.º de Bachillerato |
| Mayo y junio | Rematrícula e intensivos de verano | Tus alumnos actuales |
| Cada convocatoria | Grupo nuevo de esa oposición | Contactos interesados en ese cuerpo |
La fila más rentable es la de mayo. Antes de que tus alumnos se vayan de vacaciones, cada uno debería recibir un mensaje con su siguiente nivel y su horario: «Ya estamos montando los grupos de septiembre. ¿Te reservo plaza en el B2 con el mismo horario?». Quien reserva en junio no tiene que buscar academia en septiembre.
💡 Pide la reseña al final del trimestre
Con el alumno contento por lo que ha avanzado, envía por WhatsApp el enlace directo a tu ficha de Google. A todos por igual, y deja que cada uno diga lo que quiera. Para las malas, tienes los pasos en nuestra guía sobre qué hacer con las malas reseñas en Google.
✅ Lista de comprobación para tu academia
Márcala mientras revisas cómo captas alumnos hoy:
Para pasar de la hoja de cálculo a algo más cómodo, tienes una comparativa de los mejores CRM para pymes. Y si quieres saber cuánto puedes pagar por cada alumno nuevo, échale un ojo a cuánto cuesta conseguir un cliente para tu negocio local.
❓ Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor forma de captar alumnos para una academia?
La que combina estar donde se busca (una página por curso y una ficha de Google completa) con no perder a quien ya ha preguntado: responder en minutos, ofrecer una prueba de nivel con día y hora, enviar la propuesta por escrito y hacer seguimiento. Y cuidar la rematrícula, que es la captación más barata.
¿Puedo hacer anuncios en Instagram para alumnos de ESO?
Los anuncios de refuerzo escolar se dirigen a padres y madres. Las plataformas no pueden mostrar anuncios basados en perfiles a usuarios que saben menores (artículo 28 del Reglamento europeo de Servicios Digitales), y además quien decide y paga es la familia.
¿Qué datos puedo pedir de un alumno menor de edad?
Los imprescindibles, y a través de su padre, madre o tutor si tiene menos de 14 años, que es quien da el consentimiento según el artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018. En el primer contacto bastan el curso y la asignatura; el resto, en la matrícula.
¿Puedo anunciar mi porcentaje de aprobados?
Sí, si es real, se puede comprobar y dice de qué curso y convocatoria es. Lo que no conviene es prometer el aprobado o una plaza: el resultado depende del alumno y del examen, y una publicidad que induce a error puede ser un acto de engaño.
¿Puedo usar un chatbot de WhatsApp para atender a las familias?
Sí, como primer filtro: que avise desde el primer mensaje de que es una inteligencia artificial, que pregunte solo curso, horario y cuándo empezar, que no trate datos delicados del alumno y que ofrezca pasar con una persona.
¿Cuándo hay que empezar a preparar la campaña de septiembre?
En junio, con la rematrícula de tus alumnos actuales, y a finales de agosto con las páginas, la ficha y los anuncios de los grupos nuevos. Si esperas a septiembre, compites con todas las academias a la vez.
📌 Aviso
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento legal. Las normas sobre información al consumidor y sobre centros de enseñanza no reglada pueden variar según tu comunidad autónoma: consúltalas antes de lanzar tus campañas.
📖 Fuentes y referencias
- Encuesta sobre el Gasto de los Hogares en Educación, curso 2023/2024, INE, nota de prensa del 24 de septiembre de 2025.
- The Short Life of Online Sales Leads, J. B. Oldroyd, K. McElheran y D. Elkington, Harvard Business Review, marzo de 2011.
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, artículo 7, BOE.
- Reglamento (UE) 2022/2065 de Servicios Digitales, artículo 28, EUR-Lex.
- Ley 3/1991 de Competencia Desleal, artículo 5, BOE.
- Consejos para mejorar el posicionamiento local de tu empresa en Google, Ayuda de Perfil de Empresa de Google.
- Contenido prohibido y restringido en las contribuciones de Google Maps (reseñas), Google.
- Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, artículo 50, EUR-Lex.
Imagen de portada: Photo by Vitaly Gariev on Unsplash. Actualizado el 10 de noviembre de 2026.
Iván Larizgoitia, fundador de Dosmedia. Apasionado del SEO, el emprendimiento y los negocios online, muchos lo conocen como “SEO del Norte”. Máster SEO Técnico por Webpositer Academy, Máster en Marketing Digital por AulaCM y profesor de SEO, dirige Dosmedia, con más de 30 años de experiencia en publicidad y marketing, y ayuda a empresas de cualquier lugar a conseguir clientes.
LinkedIn · Instagram
📎 Guías relacionadas
Cuánto cuesta conseguir un clienteY cuánto puedes pagar por él.
Ley de IA y chatbotsEl aviso obligatorio desde agosto de 2026.
Chatbot de WhatsApp con IACómo funciona y cuánto cuesta.
Cómo aparecer en Google MapsGuía paso a paso para tu ficha.
Marketing para autoescuelasNuestro servicio para autoescuelas.
