10 herramientas para gestionar mejor el trabajo

Actualmente, existen muchas herramientas laborales en Internet para distintas finalidades. Seguramente ya tienes algunas dentro de tu repertorio de recursos para mejorar la reputación de tu marca e incrementar las ventas, pero eso no es todo lo que te puede ofrecer el mundo digital. También existen un montón de herramientas y plataformas digitales que te ayudarán a gestionar mejor tu trabajo.




Si necesitas automatizar algunos procesos de tu área de trabajo y no quieres seguir utilizando el email, aquí tendrás a la mano una lista de instrumentos digitales que puedes probar para mejorar la comunicación, hacer seguimiento a tus proyectos y mantenerte al tanto de todas las actividades de tu empresa.

Cómo mejorar la productividad de tu empresa

Aunque parezca absurdo, muchas personas aún no se atreven a probar estos programas. Algunos aseguran que prefieren seguir usando su agenda de bolsillo y otros simplemente no han encontrado la mejor alternativa que se adapte a sus necesidades. Si quieres dejar de utilizar las herramientas tradicionales y quieres dar un paso definitivo al lado tecnológico seguramente estos beneficios te emocionarán.

• Podrás realizar una gestión de trabajo desde cualquier dispositivo, no será necesario que tengas que esperar a llegar a la oficina y conectarte a tu ordenador. Desde tu smartphone podrás hacerlo fácilmente.
• Tendrás una mejor comunicación con tu equipo de trabajo y cualquier área de la empresa.
• Podrás adjuntar documentos y cualquier tipo de formatos.
• Mejorarás la productividad al priorizar proyectos.
• Podrá establecer límites de tiempo de entrega.

¿Qué programas te pueden ayudar a gestionar mejor tu trabajo?

Estas herramientas digitales son tan variadas que incluso podrás encontrar alternativas “todo en uno” donde llevarás una gestión completa y eficaz de todo tu trabajo. Sin embargo, algunas cumplen tantas funcionalidades que a veces podrás sentirte un poco agobiado con todas esas opciones a las que no le estás sacando el máximo provecho. En cada caso, deberías utilizar una herramienta que se adapte a tus necesidades específicas.

Es por eso que en la lista que vas a ver a continuación encontrarás herramientas que puedes aplicar según tu caso o las necesidades que quieres cubrir al momento. También podrás escoger varias para complementar tu gestión de forma eficaz.

Basecamp: mejorar la comunicación

En esta herramienta tienes la oportunidad de crear proyectos en grupo o individuales. Podrás añadir perfiles de todos tus trabajadores para asignar las tareas. Aparte, Basecamp posee varias características que te ayudarán a mejorar la organización de cada proyecto y con las que podrás medir los resultados, algunas de ellas son las siguientes.

• Los equipos podrán trabajar como un todo, ya que es posible intercambiar información con cada grupo.
• Podrás iniciar discusiones y debates, de allí obtendrás ideas muy buenas para mejorar las actividades de la empresa.
• También podrás adjuntar archivos y documentos importantes de cada proyecto.
• Al finalizar el proyecto podrás revisar el historial de cada tarea para evaluar si el procedimiento fue el adecuado.
• Incluso podrás hacer seguimiento en tiempo real a todas las actividades.

Nozbe: adjuntar archivos a las tareas

A pesar de que la opción anterior te permite adjuntar archivos y documentos, esta alternativa te ofrece una visión más amplia. Aparte de que es muy fácil de utilizar, podrás sincronizar cualquier tipo de cuenta en la nube para guardar información y datos importantes para tus proyectos.

Puedes vincular Nozbe hacia Dropbox, Twitter, Google Calendar, entre otros. Con tan solo enviar un correo a la aplicación podrás adjuntar cualquier tipo de archivo a las tareas de tu equipo de trabajo. Esta herramienta es muy recomendada para esos principiantes que aún no han tenido ningún tipo de contacto con plataforma digitales de trabajo.

Toggl: cómo calcular la productividad

Es normal que con cada proyecto quieras ver resultados de inmediato, a veces parece que pasa toda una eternidad para finalizar algún objetivo. Para evitar esta situación tan incómoda puedes utilizar Toggl. Se trata de una aplicación en la que podrás llevar un control de tiempo en cada uno de tus proyectos.

Posee un contador regresivo en el que establecerás el tiempo de entrega de cada tarea, esto motivará aún más a tus empleados para finalizar en tiempo récord. Con este instrumento también tienes la posibilidad de sincronizar tus proyectos con otras herramientas de gestión. Por si fuera poco, también tienes la opción de compartir tus informes y tareas a través de los canales de comunicación más oportunos, tales como el email y redes sociales.

La verdadera clave de esta herramienta es que te permite medir el tiempo que le dedicas a cada tarea y, con ello, saber si estás cobrando por tu trabajo de forma justa. En general, solemos calcular para un proyecto menos horas de las que realmente nos lleva. Investiga y cobra las horas que realmente estás invirtiendo.

Do It Tomorrow: planificar tu agenda

Do It Tomorrow es la plataforma más fácil e intuitiva de todo Internet. Solo tendrás que registrarte con tu email para acceder a una pequeña libreta dónde podrás planificar toda una agenda, similar a la que tendrías en físico. Al verla en la pantalla de tu ordenador o portátil tendrás dos secciones diferentes: una donde se muestran todas las tareas que tienes que hacer para hoy y en la otra verás las tareas que tienes que hacer para mañana.

De esta forma, podrás darle la debida importancia de las tareas más urgentes e ir descartando las que no son tan importantes para adjuntarlas en la sección para mañana. Con esta libreta virtual no hay forma de que se te escape nada de las manos. Aunque es excelente para utilizarla en el trabajo, también podrás aplicarla para tu vida personal.

1-3-5 List: priorizar tus tareas

Si te gusta organizar tus tareas con listas, esta herramienta sin duda es para ti. Con 1-3-5 List podrás priorizar tus tareas utilizando el método 1-3-5. Si no has escuchado hablar de él te lo explicamos a continuación:

• Tareas número 1: Son aquellos pendientes que tienen la mayor prioridad del día. Es la más importante, es una tarea que no puede atrasar. Puedes elegir solo una para enfocarte plenamente en completarla sin falta, aunque también puedes añadir varias.
• Tareas número 3: Son esas obligaciones menos importantes que no requieren de todo tu tiempo. En esta sección puedes incluir esas tareas que empezaste el día anterior y aún no has terminado. Aunque no son tan importantes como la número uno, es necesario que las termines a tiempo.
• Tareas número 5: Son actividades que puedes escoger si hacerlas o no durante el día. Tienen el mínimo de prioridad y solo deberás hacerla cuando ya has cumplido con las anteriores. Si no tienes tiempo de terminarlas durante tu jornada puedes dejarlas para mañana.

Remember The Milk: alertas y recordatorios

Esta es una opción muy útil, se trata de una aplicación muy popular que puedes utilizar tanto para llevar una gestión apropiada de tus trabajos como para tu vida hogareña. Con ella puedes asegurar que nunca más olvidarás «comprar la leche» de vuelta a casa o entregar ese informe con los resultados de venta.

Remember The Milk es muy fácil de utilizar, solo deberás crear los recordatorios y añadir alertas. Los recibirás justo a tiempo y directamente en tu dispositivo favorito. También tienes la opción de sincronizarla con tu Gmail para recibir las notificaciones en tu móvil más cómodamente.

Aparte, puedes conseguirla en su versión gratuita para que no tengas que pagar por funcionalidades que no vas a usar, pero en caso de que requieras una opción más completa podrás comprar la versión premium.

Google Calendar: organizar calendario

Es una opción muy básica y fácil de utilizar, la ventaja más resaltante de Google Calendar es que te permitirá añadir herramientas que te hagan falta para completar tu experiencia de gestión en la plataforma y también podrás incluir otros productos de Google. La versión gratuita es más que suficiente, pero también puedes acceder a una versión de pago: Google Calendar for Business. En esta versión podrás tener acceso a lo siguiente:

• Diseñar tu propio calendario, podrás personalizarlo tanto como quieras.
• Incluso podrás crear diferentes calendarios para distintos proyectos o eventos.
• Tienes la opción de compartirlos con tus contactos y compañeros de trabajo.
• Accederás a la información desde tu móvil, incluso si no cuentas con una conexión estable.
• Puedes consultar tus eventos del día en tu email.

Omniplan: para dispositivos iOS

En caso de que tengas una preferencia por dispositivos de Apple, seguramente habrás notado que no todas las opciones que tienes en Internet para mejorar la gestión de tu empresa están disponibles para iOS. Por suerte, Omniplan es una opción excelente para tu Mac, iPhone o iPad.

Con ella tienes la posibilidad de crear diagramas de Gantt personalizados donde incluirás todas tus tareas, recordatorios, información importante y más. Aparte, tienes la opción de importar documentos y exportarlos a tu PC. También incluye características muy llamativas como filtrado de tareas y programación inteligente.

Evernote: llevar tus notas

Evernote, posiblemente es la aplicación para gestión más utilizada en Internet. Está diseñada exclusivamente para esas personas que les gusta anotar todo en papelitos y nunca recuerdan dónde los dejaron, si eres uno de estos, no pienses dos veces en descargarla.

Te permite crear notas de texto en formatos muy variados, así podrás descargarlas cuando lo necesites. Igualmente, puedes guardar enlaces, fotografías, notas a mano, entre otras. Podrás hacer una sincronización con la nube cuando quieras para guardar copias de seguridad. Eso de perder tus notas y gestionar a medias tu trabajo quedará en el pasado.

Asana: gestor de tareas

Esta herramienta es estupenda para gestionar el trabajo, organizar tu tiempo y coordinarte con tus compañeros/as de trabajo.

Asana te permite trabajar desde tu ordenador, pero también ofrece una aplicación que puedes instalar en tu smartphone o tableta. Puedes crear diferentes grupos de trabajo, por ejemplo: un grupo para temas internos de empresa, otro para hablar de posicionamiento SEO otro de diseño web, etc. Esta opción es realmente útil que cada departamento se encargue de las tareas que le corresponden sin liarse con las de los demás.

Por otra parte, se puede fijar una fecha de entrega y asignar un responsable a cada tarea. La mejor forma de dividir y organizar tu trabajo.

Por último, su sistema de notificaciones conectado al email te permite estar al tanto de todas las tareas en las que estés incluido/a.

¿Qué herramientas utilizamos en Dosmedia?

Gestionar tu tiempo y coordinarte con tus compañeros/as es esencial para entregar un trabajo de calidad (y a tiempo) a tus clientes.

En Dosmedia utilizamos principalmente Asana para compartir tareas y solucionar dudas entre nosotros, Toggl para medir el tiempo que dedicamos a cada tarea o cliente y, por último, la versión gratuita de Google Calendar para organizar las tareas diarias y agendar reuniones.

Hay otras plataformas que nos ayudan mucho como Google Drive, que nos permite almacenar archivos sin que nos ocupe espacio en el ordenador. También utilizamos a menudo wetransfer: esta página te permite enviar archivos de hasta 2GB en su versión gratuita. Si no queréis saturar vuestro hosting, es la mejor opción.

También utilizamos Loom para grabar la pantalla del ordenador y poder enviar tutoriales a nuestros clientes (y entre nosotros) de forma online. Muy útil.

Hay un sinfín de páginas y aplicaciones para gestionar nuestro tiempo y mejorar la productividad de la empresa. Sólo tenemos que probar y elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

¿Conocías todas las plataformas? ¿Cuáles utilizas? Si conoces alguna que no hemos mencionado no dudes en comentarnos 🙂