10 herramientas para gestionar mejor el trabajo

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Actualmente, existen muchas herramientas laborales en Internet para distintas finalidades. Seguramente ya tienes algunas dentro de tu repertorio de recursos para mejorar la reputación de tu marca e incrementar las ventas, pero eso no es todo lo que te puede ofrecer el mundo digital. También existen un montón de herramientas y plataformas digitales que te ayudarán a gestionar mejor tu trabajo.

Si necesitas automatizar algunos procesos de tu área de trabajo y no quieres seguir utilizando el email, aquí tendrás a la mano una lista de instrumentos digitales que puedes probar para mejorar la comunicación, hacer seguimiento a tus proyectos y mantenerte al tanto de todas las actividades de tu empresa.

 

Cómo mejorar la productividad de tu empresa

 

Aunque parezca absurdo,¬†muchas personas a√ļn no se atreven a probar estos programas. Algunos aseguran que prefieren seguir usando su agenda de bolsillo y otros simplemente no han encontrado la mejor alternativa que se adapte a sus necesidades. Si quieres dejar de utilizar las herramientas tradicionales y quieres dar un paso definitivo al lado tecnol√≥gico seguramente estos beneficios te emocionar√°n.

  • Podr√°s realizar una gesti√≥n de trabajo desde cualquier dispositivo, no ser√° necesario que tengas que esperar a llegar a la oficina y conectarte a tu ordenador. Desde tu smartphone podr√°s hacerlo f√°cilmente.
  • Tendr√°s una¬†mejor comunicaci√≥n con tu equipo de trabajo y cualquier √°rea de la empresa.
  • Podr√°s adjuntar documentos y cualquier tipo de formatos.
  • Mejorar√°s la productividad al priorizar proyectos.
  • Podr√° establecer l√≠mites de tiempo de entrega.

 

¬ŅQu√© programas te pueden ayudar a gestionar mejor tu trabajo?

 

Estas herramientas digitales son tan variadas que incluso podr√°s encontrar alternativas ‚Äútodo en uno‚Ä̬†donde llevar√°s una gesti√≥n completa y eficaz de todo tu trabajo. Sin embargo, algunas cumplen tantas funcionalidades que a veces podr√°s sentirte un poco agobiado con todas esas opciones a las que no le est√°s sacando el m√°ximo provecho. En cada caso, deber√≠as utilizar una herramienta que se adapte a tus necesidades espec√≠ficas.

Es por eso que en la lista que vas a ver a continuaci√≥n¬†encontrar√°s herramientas que puedes aplicar seg√ļn tu caso o las necesidades que quieres cubrir al momento. Tambi√©n podr√°s escoger varias para complementar tu gesti√≥n de forma eficaz.

 

Basecamp: mejorar la comunicación

basecamp programaEn esta herramienta tienes la oportunidad de crear proyectos en grupo o individuales. Podr√°s a√Īadir perfiles de todos tus trabajadores para asignar las tareas. Aparte, Basecamp posee varias caracter√≠sticas que te ayudar√°n a¬†mejorar la organizaci√≥n de cada proyecto¬†y con las que podr√°s medir los resultados, algunas de ellas son las siguientes.

  • Los equipos podr√°n trabajar como un todo, ya que es posible intercambiar informaci√≥n con cada grupo.
  • Podr√°s iniciar discusiones y debates, de all√≠ obtendr√°s ideas muy buenas para mejorar las actividades de la empresa.
  • Tambi√©n podr√°s¬†adjuntar archivos y documentos importantes de cada proyecto.
  • Al finalizar el proyecto podr√°s revisar el historial de cada tarea para evaluar si el procedimiento fue el adecuado.
  • Incluso podr√°s hacer seguimiento en tiempo real a todas las actividades.

 

Nozbe: adjuntar archivos a las tareas

nozbe herramienta para ajuntar archivos

A pesar de que la opción anterior te permite adjuntar archivos y documentos, esta alternativa te ofrece una visión más amplia. Aparte de que es muy fácil de utilizar, podrás sincronizar cualquier tipo de cuenta en la nube para guardar información y datos importantes para tus proyectos.

Puedes vincular Nozbe hacia Dropbox, Twitter, Google Calendar, entre otros. Con tan solo enviar un correo a la aplicaci√≥n podr√°s¬†adjuntar cualquier tipo de archivo a las tareas de tu equipo de trabajo. Esta herramienta es muy recomendada para esos principiantes que a√ļn no han tenido ning√ļn tipo de contacto con plataforma digitales de trabajo.

 

Toggl: cómo calcular la productividad

toggl logoEs normal que con cada proyecto quieras ver resultados de inmediato, a veces parece que pasa toda una eternidad para finalizar alg√ļn objetivo. Para evitar esta situaci√≥n tan inc√≥moda puedes utilizar Toggl. Se trata de una aplicaci√≥n en la que¬†podr√°s llevar un control de tiempo en cada uno de tus proyectos.

Posee un contador regresivo en el que establecer√°s el tiempo de entrega de cada tarea, esto motivar√° a√ļn m√°s a tus empleados para finalizar en tiempo r√©cord. Con este instrumento tambi√©n tienes¬†la posibilidad de sincronizar tus proyectos con otras herramientas de gesti√≥n. Por si fuera poco, tambi√©n tienes la opci√≥n de compartir tus informes y tareas a trav√©s de los canales de comunicaci√≥n m√°s oportunos, tales como el email y redes sociales.

La verdadera clave de esta herramienta es que te permite medir el tiempo que le dedicas a cada tarea y, con ello, saber si est√°s cobrando por tu trabajo de forma justa. En general, solemos calcular para un proyecto menos horas de las que realmente nos lleva. Investiga y cobra las horas que realmente est√°s invirtiendo.

Do It Tomorrow: planificar tu agenda

do it tomorrowDo It Tomorrow es la plataforma m√°s f√°cil e intuitiva de todo Internet. Solo tendr√°s que registrarte con tu email¬†para acceder a una peque√Īa libreta d√≥nde podr√°s planificar toda una agenda, similar a la que tendr√≠as en f√≠sico. Al verla en la pantalla de tu ordenador o port√°til tendr√°s dos secciones diferentes: una donde se muestran todas las tareas que tienes que hacer para hoy y en la otra ver√°s las tareas que tienes que hacer para ma√Īana.

De esta forma, podr√°s darle la debida importancia de las tareas m√°s urgentes e ir descartando las que no son tan importantes¬†para adjuntarlas en la secci√≥n para ma√Īana. Con esta libreta virtual no hay forma de que se te escape nada de las manos. Aunque es excelente para utilizarla en el trabajo, tambi√©n podr√°s aplicarla para tu vida personal.

 

1-3-5 List: priorizar tus tareas

135 list programaSi te gusta organizar tus tareas con listas, esta herramienta sin duda es para ti. Con 1-3-5 List podrás priorizar tus tareas utilizando el método 1-3-5. Si no has escuchado hablar de él te lo explicamos a continuación:

  • Tareas n√ļmero 1: Son aquellos pendientes que tienen la mayor prioridad del d√≠a. Es la m√°s importante, es una tarea que no puede atrasar. Puedes elegir solo una para enfocarte plenamente en completarla sin falta, aunque tambi√©n puedes a√Īadir varias.
  • Tareas n√ļmero 3: Son esas obligaciones menos importantes que no requieren de todo tu tiempo. En esta secci√≥n puedes incluir esas tareas que empezaste el d√≠a anterior y a√ļn no has terminado. Aunque no son tan importantes como la n√ļmero uno, es necesario que las termines a tiempo.
  • Tareas n√ļmero 5: Son actividades que puedes escoger si hacerlas o no durante el d√≠a. Tienen el m√≠nimo de prioridad y solo deber√°s hacerla cuando ya has cumplido con las anteriores. Si no tienes tiempo de terminarlas durante tu jornada puedes dejarlas para ma√Īana.

 

Remember The Milk: alertas y recordatorios

remember the milk gestion tareasEsta es una opci√≥n muy √ļtil, se trata de una aplicaci√≥n muy popular que puedes utilizar tanto para llevar una gesti√≥n apropiada de tus trabajos como para tu vida hogare√Īa. Con ella puedes asegurar que nunca m√°s olvidar√°s “comprar la leche” de vuelta a casa o entregar ese informe con los resultados de venta.

Remember The Milk es muy f√°cil de utilizar,¬†solo deber√°s crear los recordatorios y a√Īadir alertas. Los recibir√°s justo a tiempo y directamente en tu dispositivo favorito. Tambi√©n tienes la opci√≥n de sincronizarla con tu Gmail para recibir las notificaciones en tu m√≥vil m√°s c√≥modamente.

Aparte, puedes conseguirla en su versión gratuita para que no tengas que pagar por funcionalidades que no vas a usar, pero en caso de que requieras una opción más completa podrás comprar la versión premium.

 

Google Calendar: organizar calendario

google calendarEs una opci√≥n muy b√°sica y f√°cil de utilizar, la ventaja m√°s resaltante de Google Calendar es que te permitir√° a√Īadir herramientas que te hagan falta¬†para completar tu experiencia de gesti√≥n en la plataforma¬†y tambi√©n podr√°s incluir otros productos de Google. La versi√≥n gratuita es m√°s que suficiente, pero tambi√©n puedes acceder a una versi√≥n de pago: Google Calendar for Business. En esta versi√≥n podr√°s tener acceso a lo siguiente:

  • Dise√Īar tu propio calendario, podr√°s personalizarlo tanto como quieras.
  • Incluso podr√°s crear diferentes calendarios para distintos proyectos o eventos.
  • Tienes la opci√≥n de¬†compartirlos con tus contactos y compa√Īeros de trabajo.
  • Acceder√°s a la informaci√≥n desde tu m√≥vil, incluso si no cuentas con una conexi√≥n estable.
  • Puedes consultar tus eventos del d√≠a en tu email.

 

Omniplan: para dispositivos iOS

omniplan gestor tareasEn caso de que tengas una preferencia por dispositivos de Apple, seguramente habrás notado que no todas las opciones que tienes en Internet para mejorar la gestión de tu empresa están disponibles para iOS. Por suerte, Omniplan es una opción excelente para tu Mac, iPhone o iPad.

Con ella tienes la posibilidad de crear diagramas de Gantt personalizados donde incluirás todas tus tareas, recordatorios, información importante y más. Aparte, tienes la opción de importar documentos y exportarlos a tu PC. También incluye características muy llamativas como filtrado de tareas y programación inteligente.

 

Evernote: llevar tus notas

evernote

Evernote, posiblemente¬†es la aplicaci√≥n para gesti√≥n m√°s utilizada en Internet. Est√° dise√Īada exclusivamente para esas personas que les gusta anotar todo en papelitos y nunca recuerdan d√≥nde los dejaron, si eres uno de estos, no pienses dos veces en descargarla.

Te permite crear notas de texto en formatos muy variados, así podrás descargarlas cuando lo necesites. Igualmente, puedes guardar enlaces, fotografías, notas a mano, entre otras. Podrás hacer una sincronización con la nube cuando quieras para guardar copias de seguridad. Eso de perder tus notas y gestionar a medias tu trabajo quedará en el pasado.

 

Asana: gestor de tareas

asana gestion de equipos y tareasEsta herramienta es estupenda para gestionar el trabajo, organizar tu tiempo y coordinarte con tus compa√Īeros/as de trabajo.

Asana te permite trabajar desde tu ordenador, pero tambi√©n ofrece una aplicaci√≥n que puedes instalar en tu smartphone o tableta. Puedes crear diferentes grupos de trabajo, por ejemplo: un grupo para temas internos de empresa, otro para hablar de posicionamiento SEO otro de dise√Īo web, etc. Esta opci√≥n es realmente √ļtil que cada departamento se encargue de las tareas que le corresponden sin liarse con las de los dem√°s.

Por otra parte, se puede fijar una fecha de entrega y asignar un responsable a cada tarea. La mejor forma de dividir y organizar tu trabajo.

Por √ļltimo, su sistema de notificaciones conectado al email te permite estar al tanto de todas las tareas en las que est√©s incluido/a.

 

¬ŅQu√© herramientas utilizamos en Dosmedia?

 

Gestionar tu tiempo y coordinarte con tus compa√Īeros/as es esencial para entregar un trabajo de calidad (y a tiempo) a tus clientes.

En Dosmedia utilizamos principalmente Asana para compartir tareas y solucionar dudas entre nosotros, Toggl para medir el tiempo que dedicamos a cada tarea o cliente y, por √ļltimo, la versi√≥n gratuita de Google Calendar para organizar las tareas diarias y agendar reuniones.

Hay otras plataformas que nos ayudan mucho como Google Drive, que nos permite almacenar archivos sin que nos ocupe espacio en el ordenador. También utilizamos a menudo wetransfer: esta página te permite enviar archivos de hasta 2GB en su versión gratuita. Si no queréis saturar vuestro hosting, es la mejor opción.

Tambi√©n utilizamos Loom para grabar la pantalla del ordenador y poder enviar tutoriales a nuestros clientes (y entre nosotros) de forma online. Muy √ļtil.

Hay un sinfín de páginas y aplicaciones para gestionar nuestro tiempo y mejorar la productividad de la empresa. Sólo tenemos que probar y elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

¬ŅConoc√≠as todas las plataformas? ¬ŅCu√°les utilizas? Si conoces alguna que no hemos mencionado no dudes en comentarnos ūüôā

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Comments

  1. Rosalía María : septiembre 12, 2019 at 7:02 pm

    Hola, muchas gracias por este artículo. En nuestra empresa utilizamos https://kanbantool.com/es/ . Dicho tablero de control sirve para gestionar proyectos y asimismo organizar mejor las tareas. Además mide el tiempo dedicado al trabajo. Es bastante fácil de usar. ¡Saludos!

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